Hem»September 2016»Strategic Meetings Management (SMM) – Både små och stora borde ta kontroll över sina mötesinvesteringar

Strategic Meetings Management (SMM) – Både små och stora borde ta kontroll över sina mötesinvesteringar

Intervju med Pernilla Andrén, Director CWT Meetings & Events Nordic

0
Delat
Pinterest Google+

 

Vilka är de huvudsakliga fördelarna med att implementera ett Strategic Meetings Management (SMM) program?

–  Många, i första hand tanker man oftast på besparingar och kontroll. Men man bör inte glömma att med ett bra SMM program är fördelarna så många fler som t.ex. tydliga processer som spar tid samt risk minimering och kvalité.

 

Stämmer det att endast de företag som genomför många möten och events, har nytta av ett SMM program?

–  Initialt har det främst varit de större företagen som haft resurserna och behovet att se över sina mötesinvesteringar. Särskilt de företag som verkar i strängt reglerad miljö som t.ex. Läkemedelsbranschen. Men vi ser att fler och fler, även mindre företag, inser fördelarna över att ta kontroll över sina mötesinvesteringar.

 

USA är den marknaden som ligger längs fram när vi pratar om SMM. Var någonstans är Europa i den processen? Vilka länder leder utvecklingen och har utvecklats snabbast under de senaste åren?

–  Amerikanska företag har en lång tradition av konsolidering av möten och SMM konceptet har ju sitt ursprung i USA. Men vi ser en växande trend i Europa och främst inom multi nationella företag som har kontor i flera regioner och länder.

I Norden har vi de senaste åren sett fler och fler företag som går från ord till handling. Det vill säga att från att i flera år talat om att man behöver se över sina mötesinvesteringar börjar man nu upphandla SMM program.

Ju mer SMM programmen växer ökar också att både våra kunders och vi som sammarpetspartner medvetenhet om de kulturella skillnaderna och vikten av att skapa relationer på lokal nivå. En av det viktigaste framgångs faktorer är att man får med sig medarbetarna i att inse värdet av ett SMM program.

Ser du att någon särskild bransch i EMEA (bortsett från Pharma och försäkring) är mer benägen att ta till sig konceptet av samt implementera ett SMM program?

–  Ja vi ser en tydlig ökning på företag och organisationer utanför läkemedelsindustrin. Stat och kommun som alltid har ögon på sig om hur de använder skattepengar inser värdet av SMM, men även företag inom Teknik, Bank & Finans mm har insett fördelarna.

 

Experterna menar att man ska börja I liten skala när man bygger sitt SMM program. Vad är dina topp tre tips?

–  Först vill jag saga att det går att börja smått och sen låta programmet växa. Många gör misstaget att man tar sig an ett stort projekt där det saknas interna resurser och mandat för att driva igenom det. Det leder till att programmet misslyckats och sen har man en tuff uppförsbacke. Börja med en liten del och sen låt det växa under tid, det är oftast den metoden som leder till framgång.

  • Step 1: Tidigt engagera interna intressenter. Genom detta får du bra inblick i ditt företags möteskultur och får insikt om vilka hinder du kommer möta och vilka framgångarna är.
  • Step 2: Definiera tidigt vilka delar i mötesplanering och bokning som ska ske internt och vilka delar man vill outsourca och även vilka delar man ev. delar på med sin samarbetspartner.
  • Step 3: Konsolidera inköp och kontraktering, det står för ca 60 procent av besparingsmöjligheterna och risk kontrollen.

 

Vad anser du den största utmaningen när du implementerar ett SMM program?

–  Uthållighet – det är många som ska involveras och engageras för att nå framgång. Att hela tiden fortsätta att hålla kommunikationen och dialogen vid liv. Vi på CWT säger att ”SMM inte är en destination utan än resa”. Det är under ständig utveckling för att anpassas till företagets behov som ofta förändras över tid. Ser man det på det sättet har man mycket goda chanser att lyckas.

 

SMM är en het trend just nu. Finns det risk för att företag fokuserar för mycket på statistik och besparing och glömmer den kreativa biten? Eller anser du att man ändå får en balans av att marketing tenderar att bli mer och mer involverad i SMM?

SMM har varit på tapeten ett tag nu. Och de flesta företag vi talar med ser självklart att besparingar och transparens som en viktig komponent till varför man bör ta tag i sina mötesinvesteringar. Men samtidigt inser de flesta att det vi kallar för ”The Delegate Experience” är kanske den viktigaste delen för att ett SMM program ska bli framgångsrikt. Möten och events är investeringar i människors tid, en bra investering betalar sig alltid tillbaka över tid.

 

Vilka utmaningar bör man veta om och rusta sig för under de första åren när man implementerar ett SMM program – för att kunna säkerställa att programmet utvecklas och fortsätter att medföra fördelar?

  • Det absolut viktigaste är att få till engagemang och delaktighet av de som involveras i programmet. Redan initialt måste man ha fokus på det annars är man dömd att misslyckas.
  • Ta små steg och dela med er och fira framgångarna.
  • Utnyttja framgångarna till att engagera de som initial var tveksamma till programmet.
  • Tveka inte att påbörja arbetet, varje dag som går är du en dag längre ifrån att få kontroll över dina investeringar och säkerställa att dina mötesdeltagare får den bästa upplevelsen.

 

Kontakta oss om du vill veta mer om Strategic Meetings Management

Tidigare artikel

Så får du störst utbyte av din affärsresa

Nästa artikel

VÄRLDSKLASS HELA VÄGEN